Comment faire face à une épidémie de grippe dans votre entreprise?

Les virus saisonniers peuvent avoir un impact particulièrement important sur l’organisation des petites et moyennes entreprises. Quand la grippe arrive, le télétravail peut être une mesure préventive efficace, pour éviter à la fois de disperser les germes dans le reste de l‘équipe et pour maximiser les temps de repos afin de guérir plus vite.

Mais si votre travail vous oblige à être physiquement présent sur place, vous devrez appliquer un plan de contingence pour être sûr d’être réactif et efficace.

1. Accédez aux fichiers à distance

Avoir accès à ses fichiers à distance est une alternative mais cette solution serait-elle bien utilisée par tous ?

Est-ce que tous les documents essentiels du projet sont là, et bien organisés? Avec un stock de fichiers accessibles à partir de n’importe quel endroit (à partir d’ icloud ou d’un serveur accessible à distance), vous gagnerez du temps et assurerez une coordination fluide avec votre équipe.

2. Tout faire à distance

Le stockage des fichiers et des boîtes mails sont indispensables, mais pour avoir l’éventail complet des données dont vous pourriez avoir besoin, veillez aussi à avoir un accès aux factures, fiches de paie ou tout autre chose dont vous pourriez avoir besoin chaque semaine. Bien sûr, il va sans dire qu’il serait idéal de veiller à ce que tout le personnel ait si possible un équipement portable (ordinateur, téléphone).

3. Choisissez une plateforme de communication

Pour la coordination interne vous aurez sûrement besoin de quelque chose pour compléter vos courriels, un logiciel de chat en direct ou de vidéo-conférence afin de remplacer les rendez-vous en face à face. Assurez-vous bien que tout le monde ait installé ces différents moyen de communication sur ses ordinateurs (inutile de devoir vous ajouter cette tâche à la liste des autres une fois que vous serez malade) et si votre équipe ne les utilise pas, encouragez-la à le faire même s’ils sont au bureau.

4. Pratiquez maintenant, soyez prêt le moment venu

Faites du télétravail une fois tous les quinze jours en guise de préparation à une éventuelle période de travail prolongé à la maison. Assurez-vous que tout le monde sache déjà exactement quoi faire quand le jour arrive. Préparez un dossier dédié où vos salariés pourront trouver les informations dont ils ont besoin, ainsi qu’un guide concernant les logiciels de communication à distance, les endroits sur lesquels stocker les fichiers d’entreprise…formalisez les processus de télétravail et apprenez des divers problèmes qui peuvent arriver durant cette période pour être paré au mieux.

5. Dernier point mais non le moindre

Si vous êtes malade, n’oubliez pas : concentrez-vous sur votre guérison, ne laissez pas traîner un mauvais rhume, c’est un investissement pour les semaines à venir. Si votre maladie peut affecter votre entreprise à long terme, contactez votre conseiller d’assurance pour savoir quoi faire. Recherchez les options et solutions qui s’offrent à vous pour que votre entreprise continue à rouler même privée quelques jours de votre présence.